2021年12月1日 更新

アンケートの依頼メール文の書き方とは?記載すべき項目や回答率をアップさせるポイントを解説

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アンケート依頼メールの書き方・記載すべき項目は?

アンケートに回答するという行為は回答者にとって少なからず心理的な負荷のかかる作業となります。そのような作業を依頼する際、依頼時の負荷を取り除く配慮が必要となります。以下では負荷を取り除くためにアンケートの依頼メールの書き方と記載するべき項目をご紹介します。

アンケートの目的・利用用途

アンケートの依頼メールにはそのアンケートの目的と利用用途を記載することが必須となります。アンケート主体にその意図がなくても回答者から見れば用途の分からないアンケートは大変不安感を与えるものとなります。そのような負荷を与えないためにもアンケートの依頼メールにはその目的と用途を記載するようにしましょう。また個人情報を取得する際などは個人情報管理の徹底とアンケートの目的を達成した後には廃棄する旨を明記することが望ましいでしょう。

アンケートの所要時間・設問数

先の見えないアンケートは回答者にとってどの程度の時間が拘束され、労力を必要とするものなのかが分かりません。厚意から軽い気持ちで回答に応じてくれた回答者も想定以上の負荷が掛かってしまうと早めに終わらせたいという心理が働き、正確な回答をしてくれなくなってしまう可能性もあります。
そのような事態を避けるためにも、そのアンケート終了までにかかる時間と設問数を記載することは重要な要素と言えるでしょう。

回答期限

アンケートの依頼メールにはそのアンケートの回答期限を記載することも重要となります。回答者はアンケートを依頼されても目の前の別の仕事や用事を優先させてしまい、やがてアンケートの存在自体が忘れ去られてしまうことがあります。これを原因として回答率を下げないように、アンケートの依頼メールには回答期限を記載しておき、回答者にとっての優先度を高める工夫も必要となってきます。

お問い合わせ先

アンケートに問い合わせ先を記載することは必須であると言えます。回答者は調査主体の不明なアンケートには不信感をしますのが通常で、なかには恐怖を覚える人も少なくありません。また、せっかく回答してもらった内容も送付前に踏みとどまってしまう可能性も考えられます。このような負荷を排除するのと同時に、回答者から発生した疑問や質問を解消するためにも必ず問い合わせ先は記載するようにしましょう。

回答URL

WEB上で行うアンケートを配信する際、アンケート依頼メールの役割はアンケート画面のURLをクリックさせることにあります。そのためメール文中の分かりづらい場所にアンケートURLを配置していては回答率が下がる原因となりかねません。そのためURLは分かりやすい場所に配置し、クリックを逃すことのないように工夫することが重要となります。

回答者へのプレゼント・特典の有無

アンケートを行うにあたって、回答してくれた回答者には謝礼を渡すことが望ましいとされています。インターネットリサーチサービスを利用する場合には、サービスベンダーから回答者に対してECサイトのポイントなどが付与されるサービスがほとんどなので自前で用意する必要はありませんが、自身で行う場合などは自前でぢゃれいなどを用意する必要があります。そのような場合は謝礼の存在をメール文中の目につきやすい場所に配置しておき、回答への負荷を下げる配慮が必要になります。

アンケートの回答率をアップさせる依頼メールのポイント

アンケートの回答率をアップさせるにはメール文章以外にも細かな配慮が必要となります。以下ではメール文章以外にも気を付けたい点をいくつか紹介していきます。

依頼メールを送信する時間帯に気を付ける

アンケートを配信する上で、配信する時間も重要な要素となります。会社員など日中に仕事をしている場合は平日の昼間の時間帯はすぐに回答しづらく、回答が後回しになってしまいがちになります。一方で主婦や高齢者などに対しては平日の日中の方が回答しやすいなど、回答者の属性によって回答しやすい時間は異なってきます。回答者が最も負荷のかからない時間帯はいつなのかという配慮も含めて、依頼メールを送る時間を選定することは重要な要素となります。

文章は丁寧で簡潔に

ビジネスメールなどにも共通して言えることですが、アンケート依頼メールは丁寧且つ簡潔にする必要があります。アンケートに回答するという負荷のかかる行為をお願いしているために丁寧に依頼することはマナーと言えるでしょう。またメール文章も分かりづらい内容となってしまっていると回答を始める前から意欲がそがれる原因となってしまうため、文章は定性且つ完結にする必要があります。

結果報告をする

顧客満足度調査や社内アンケートなど、定期的に実施しているアンケートを実施した際には、その結果のサマリーなどを公開することも回答意欲を上昇させる要素となってきます。しっかりと回答者の声が反映されるという姿勢と、活用されているということを見せることで、回答者もより協力的になり、正確な回答をしてくれる可能性も高まるでしょう。

アンケートの依頼メールにおけるNG

一方でアンケートを依頼メールにはやってはいけないNG項目もいくつかあります。以下ではそれらについて解説していきます。

件名でアンケートであることがわからない

これもビジネスメールに共通することになりますが、メールのタイトルでどのような内容なのか分かりづらいものはNGになります。メールのタイトルが分かりにくいと回答率を上げる以前にメールの開封をしてもらえないという事態に陥ってしまいます。
目安としては15文字以内にアンケートである旨や、謝礼がある旨を挿入することで、メール自体の開封率を上げる工夫をするようにしましょう。

アンケート依頼メールに回答URL以外のURLやコンテンツがある

アンケートの依頼メールは簡潔であることが推奨されています。そのためアンケートURLとは別のURLやキャンペーン情報、その他情報などが満載になっているとメール内で目移りしてしまい肝心な回答を得ることが出来なくなってしまう可能性があります。アンケート以外に寄り道してしまうことを避けるためにも、アンケートURL以外のURLや情報を入れない方が得策と言えるでしょう。

まとめ

アンケートの回答率を上げるには、アンケートのみならず細部に至るまで回答者の負荷を軽減する配慮をしなければなりません。以上のことに注意をしながらアンケート作成に臨まれると良いかと思います。

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栗田(MRJ副編集長) 栗田(MRJ副編集長)